Stok Yönetimi — Reçeteden Sayıma

Ay sonu sayımı. Kaşar peyniri üç kilo eksik.

Sayım listesinde tek bir satır kırmızı. Sistemde 12 kilo görünüyor, rafta 9 kilo var. İlk soru herkesin aklına gelen soru: nereye gitti?

Çoğu işletmede bu sorunun cevabı yoktur. Stok bir sayıdır; sayı yanlışsa neden yanlış olduğunu söyleyecek bir şey kalmamıştır. Tost fazla mı çıktı, alım mı eksik girildi, bir depo diğerine mi aktarıldı — hepsi tahmin olur.

POSVERA'da stoğu değiştiren her olay ayrı bir hareket satırı bırakır: hangi ürün, hangi depo, ne kadar, kim, ne zaman ve neden — satış, alım, sayım, transfer, iade ya da elle düzeltme. Üç kilonun izi hareket listesinde sürülür.

Stok neden tutmuyor?

Stoğun sistemle rafı arasında açılan fark genellikle üç yerden gelir:

Satılan ürünle tüketilen malzeme aynı şey değildir. Menüde "kaşarlı tost" satarsınız, depodan kaşar ve ekmek çıkar. Ürünü satınca yalnız "tost" sayısını düşüren bir sistem, peynirin nereye gittiğini hiç bilmez.

Giriş kaydı atlanır. Tedarikçi malı getirir, fatura çekmeceye girer, sisteme girilmez. Stok eksi görünür ya da bir sonraki sayımda "fazla" çıkar.

Fark kimseye sorulmaz. Sayım yapılır, sayı düzeltilir, fark kaybolur. Bir sonraki ay aynı fark yine çıkar ve yine kaybolur.

Bugün bu size neye mal oluyor?

Üç kalem de kasada görünmez:

Fark edilmeyen fire. Porsiyonun gerçekte ne kadar malzeme tükettiğini bilmeyen işletme, fazla koyulan peyniri de, çöpe giden sebzeyi de "satılmış" sayar. Bu kayıp her ay tekrarlanır.

Yanlış sipariş. Stok sayısına güvenilmeyince alım "gözle" yapılır: ya fazla alınıp bozulur ya da yoğun akşamda ürün biter.

Yanlış fiyat. Ürünün maliyeti bilinmeyince fiyat rakibe bakılarak belirlenir. En çok satan ürün, en az kazandıran ürün olabilir — ve bunu kimse görmez.

POSVERA ne yapıyor?

Satılan ürün reçetesiyle düşer

Her ürüne bir reçete tanımlanır: kaşarlı tost = 1 ekmek + 0,08 kg kaşar. Adisyon kapandığında POSVERA ürünün kendisini değil, reçetedeki malzemeleri stoktan düşer. Reçetesi olmayan üründe ürünün kendi stoğu düşer.

Kombo menülerde de aynı kural işler: menünün içindeki her ürün kendi reçetesiyle düşer.

Reçetedeki birim malzemenin biriminden farklı olabilir: kaşar kilogramla tutulurken reçeteye 80 gr yazabilirsiniz, POSVERA çevirir. Aynı şekilde kilogramla alınan malzeme gramla tutuluyorsa alım da çevrilir.

Porsiyon farkı da yansır: "1,5 porsiyon" satıldığında reçete 1,5 ile çarpılır.

Ne değişir: kaşarın nereye gittiği artık bir tahmin değil, satış sayısı × porsiyon × reçete miktarıdır.

Hammadde satış ekranında görünmez

Un, yağ, peynir gibi malzemeler ürün olarak açılır ve hammadde işaretlenir. Stokta ve reçetede yer alırlar, ama kasiyerin satış ekranında, kioskta, garson tabletinde, menü panosunda ve QR menüde görünmezler.

Ne değişir: kasiyer yanlışlıkla "1 kg un" satamaz; malzeme listesi satış menüsünü kalabalıklaştırmaz.

Her satış noktası kendi deposundan düşer

Birden fazla depo tanımlanır (mutfak, bar, ana depo). Her satış noktası bir depoya bağlanır: bar satışları bardan, salon satışları mutfaktan düşer. Depolar arasında transfer yapılır ve her transfer iki taraflı iz bırakır.

Depo bir şubeye bağlanabilir; şubeler arası transferde hareket notuna şube adı da yazılır. Kaynak depoda yeterli stok yoksa transfer durdurulur ve mevcut miktar gösterilir; yine de devam etmek yöneticinin kararıdır.

Ne değişir: "barda bitti ama depoda var" durumu ekranda görünür; olmayan mal taşınıp iki depo birden yanlış görünmez.

Alım girişi tedarikçiyle, faturayla, maliyetle

Stok alımı tek ekrandan girilir: tedarikçi, fatura/fiş numarası, depo, her kalemin miktarı ve birim maliyeti. Yeni tedarikçi adı yazıldığı anda kaydedilir. Alım kaydedilince stok artar ve ürünün maliyeti son alış fiyatıyla güncellenir.

Ne değişir: alım girişi faturayı elinizde tutarken bir dakikalık iştir; "sonra girerim" ile kaybolmaz.

Sayım: sistem ne diyor, raf ne diyor, fark ne?

Sayım belgesi açılınca bütün ürünler sistemdeki miktarlarıyla listelenir. Sayan kişi rafta gördüğünü yazar; fark her satırda renkli görünür. Sayım yarıda kalırsa taslak olarak saklanır. Tamamlandığında yalnız farklar stoğa işlenir ve her fark "Sayım" kaynağıyla hareket listesine düşer.

Ne değişir: sayım bir düzeltme değil, bir kayıttır. Geçen ayın farkı bu ayın farkıyla yan yana konabilir.

Kritik stok uyarısı

Her ürüne bir kritik stok seviyesi girilir. Stok bu seviyeye indiğinde POSVERA'nın bildirim panelinde "N üründe düşük stok" uyarısı çıkar; tıklayınca stok ekranı açılır. Stok listesinde de kritik seviyedeki ürün kırmızı görünür.

Ne değişir: "bitti" bilgisi yoğun akşamda müşteriden değil, bir gün önce ekrandan gelir.

Her hareketin kaynağı yazılı

Hareketler ekranı stoğa dokunan her şeyi listeler: tarih aralığı (bugün · son 7 gün · son 30 gün · tümü), hareket türü (giriş · çıkış · sayım · satış) ve depo süzgeçleri; üstte toplam giriş, toplam çıkış ve net değişim. Elle yapılan giriş/çıkışta not yazılabilir; not satırda görünür.

Ne değişir: eksik çıkan üç kilonun peşine düşmek bir ekranda yapılan bir iş olur.

Çıkışın sebebi kayıtlı: fire mi, zayi mi?

Elle yapılan her çıkışta sebep seçilir: fire · zayi · kırılma · son kullanma tarihi · personel tüketimi · numune. Sebep hareket listesinde görünür ve Tüketim ve Fire raporunda gruplanır.

Ne değişir: "bu ay ne kadar fire verdik" sorusunun cevabı tahmin değil, rapordur.

İki rapor: stokta ne kadar para var, ne kadarı eridi

Stok Değeri raporu her ürünün miktarını birim maliyetiyle çarpar ve toplamı verir. Maliyeti girilmemiş ürün toplama katılmaz, ayrıca sayılır — eksik veri "değersiz stok" gibi görünmez. Eksiye düşmüş ürünler de ayrı sayılır.

Tüketim ve Fire raporu seçilen aralıkta satıştan düşen malzemeyi ve elle yapılan çıkışları sebebiyle yan yana koyar; fire oranını hesaplar. Depolar arası transfer tüketim sayılmaz.

Ne değişir: stok artık yalnız miktar değil, para olarak da görünür.

Barkodla sayım ve mal kabulü

Sayım ekranında ürün okutuldukça sayılan miktar birer birer artar; alım ekranında okutulan ürün belgeye satır olarak düşer. Barkodsuz ürünlerde eski yol (ad ile arama) duruyor.

Ne değişir: raf sayımı ve mal kabulü arama yapmadan, okutarak ilerler.

En az konuşulan ama en çok işe yarayan: platform siparişinde stok

Yemek platformlarından gelen siparişte ürün adı sizin menünüzdeki adla aynı değildir. Çoğu sistem bu siparişi adisyona yazar ve stoğa hiç dokunmaz — kimse de fark etmez.

POSVERA, platform ürünü menünüzdeki bir ürünle eşleşmemişse sipariş penceresinde açıkça yazar: "N kalem POS ürününe eşleşmedi — bu kalemlerde STOK DÜŞMEYECEK." Ürün Eşleştirme ekranında bir kez eşleştirdiğiniz ürün sonraki siparişlerde kendiliğinden tanınır; ekran eşleşmeyenleri ayrıca süzer. Online Platform Ciro raporu da eşleşmeyen kalemleri "stok düşmedi" başlığıyla ayrı bir bölümde listeler.

Ne değişir: paket servis satışlarınız stokta görünmez bir delik açmaz; delik varsa ekranda yazar.

Maliyetten kârlılığa

Ürünün birim maliyeti girildiğinde (ya da alımla geldiğinde) Menü Mühendisliği raporu her ürünün satış adedini ve kârlılığını yan yana koyar: çok satan-çok kazandıran, çok satan-az kazandıran, az satan-çok kazandıran ürünler ayrışır. Maliyeti girilmemiş ürün sınıflandırmaya katılmaz, "Maliyet Gir" diye ayrıca işaretlenir — eksik veri "kârlı" görünmez.

Yetki: kim neye dokunabilir?

Stok ekranını açmak, stok girişi/çıkışı, sayım, depo transferi ve reçete düzenleme ayrı yetkilerdir ve varsayılan olarak müdür yetkisindedir. Kasiyer bu işlemlerden birini açmak isterse ekran müdür onayı (PIN) ister. Her hareket, işlemi yapan kişinin adıyla kaydedilir.

Satışı durdurmaz — bilerek

POSVERA stok sıfırın altına indiğinde satışı engellemez; stok eksiye düşer ve kırmızı görünür. Bunun sebebi açık: restoranda stok kaydı ile raf her an bire bir tutmaz, ve müşteri masadayken "sistem izin vermiyor" demek kabul edilemez. Eksi stok, alım girişinin ya da reçetenin eksik olduğunu gösteren bir işarettir. Aynı kural depo transferinde de geçerlidir: kaynak depo eksiye düşebilir.

Ürün gerçekten bittiğinde mutfak ekranından Tükendi işaretlenir; ürün satış ekranında, kioskta, garson tabletinde ve menü panosunda satılamaz, QR menüden kalkar. Tekrar açıldığında hepsine geri gelir.

Ne zaman gerekmez?

Gerekmez eğer satışınız tek kalemliyse ve malzeme takibi yapmıyorsanız: yalnız hazır ambalajlı ürün satan küçük bir büfe için stok sayısını ürün bazında izlemek yeterlidir, reçete ve depo gereksiz yük olur.

Gerekmez eğer stok takibini zaten bir muhasebe ya da ERP programında yapıyor ve POSVERA'yı yalnız satış için kullanıyorsanız. İki yerde stok tutmak, iki farklı sayı demektir.

Gerekir eğer mutfağınız varsa: restoran, kafe, pastane, fast food — satılan ürünle tüketilen malzemenin ayrıştığı her yerde reçeteli stok farkın nereden çıktığını gösteren tek yoldur.

Bilmeniz gereken sınırlar

Satış öncesinde söylemek, ilk kurulumda öğrenmekten iyidir:

• Birim dönüşümü ağırlık ve hacimle sınırlıdır. kg ↔ gr ve lt ↔ ml çevrilir; adet ile kilogram arasında çevrim yapılmaz (kutunun kaç kilo olduğunu program bilemez).
• İkram edilen ürün de stoktan düşer (malzemesi gerçekten tükendiği için); iade edilen satır düşmez.
• Tartılı ürün kilogramla tanımlanır. Terazi ağırlığı kilogram verir; gram birimi tartılı satışta kullanılmaz.
• Maliyet ağırlıklı ortalamadır. Elinizdeki stokla yeni alım birlikte hesaplanır; ilk alımda o alışın fiyatı esas alınır. FIFO (ilk giren ilk çıkar) yöntemi yoktur.
• Şube ayrımı aynı veritabanı içindedir. Ayrı programda çalışan şubeler arasında transfer yapılmaz.

Neyle birlikte çalışır?

Masa & Adisyon ve Paket Servis satışları reçeteyle düşer; Terazi ile tartılan (kg birimli) ürün stoktan tartılan kilogram kadar iner; Mutfak Ekranı (KDS) biten ürünü tek dokunuşla "Tükendi" yapar; Barkod / Etiket raf etiketini basar.

Kurulum

POSVERA ilk açılışta bir Ana Depo oluşturur. İlk iş ürünlerin birimini ve kritik stok seviyesini girmek, malzemeleri hammadde olarak açmak ve satılan ürünlere reçete tanımlamaktır. Ardından bir açılış sayımı yapılır — sistemin başlangıç miktarı rafla eşitlenir ve bundan sonraki her fark iz bırakır.

Stok ayrı bir modüldür ve ayrıca lisanslanır — kullanmıyorsanız ödemezsiniz.