Personel Mesai Takibi — Kilit Ekranına Telefon Numarası, Mesai Başladı

PDKS cihazı üç ay sonra neden susar?

Pek çok işletme mesai takibine bir cihaz alarak başlar. İlk hafta herkes basar. İkinci hafta biri kartını unutur, bir başkası "sistem beni okumadı" der. Üçüncü haftada müdür kâğıda not almaya başlar. Üç ay sonra cihaz duvarda durur ve mesai hesabı yine hafızayla, WhatsApp'la ve tartışmayla yapılır.

Sebep şu: kayıt tutmak ayrı bir iş hâline geldiği anda bırakılır. Kasanın başında zaten duran bir personelden, ayrıca bir cihaza gitmesini istemek küçük görünen ama biriken bir sürtünmedir.

POSVERA PDKS bunu ortadan kaldırır: kayıt, personelin zaten dokunduğu ekrandan yapılır.

Kilit ekranına telefon numarası — ve mesai başlar

POSVERA'nın kilit (giriş) ekranındaki tuş takımı yalnız PIN kabul etmez. Personel kendi telefon numarasını yazarsa POS'a girmez; sistem o numarayı tanır ve mesai giriş-çıkışı kaydeder. Ekranda tam sayfa bir karşılama çıkar — "Hoş geldin Ayşe" ya da çıkışta "7 sa 20 dk çalıştın" — ve birkaç saniye sonra kendiliğinden kapanır.

Aynı numara ikinci kez yazıldığında sistem açık vardiyayı görür ve çıkış kaydeder. Girişte mi çıkışta mı olduğunuzu söylemeniz gerekmez.

Terminalden bağımsızdır. Sabah kasadan giriş yapan personel akşam mutfaktaki ikinci terminalden çıkış yapabilir; kayıt aynı yerde tutulur.

Ne değişir: PDKS için ayrı cihaz, kart, parmak izi okuyucu satın alınmaz. Kayıt, hiç kimsenin fazladan bir şey yapmadığı yerde tutulur.

Ekranda ne görürsünüz?

Personel listesi, her biri İÇERDE ya da DIŞARDA rozetiyle. İçerde olanın giriş saati ve o ana kadar çalıştığı süre satırda yazar. Karta dokunarak da giriş/çıkış yapılabilir (telefon numarası tanımlı olmayan personel için).

Mesai kayıtları günlük listelenir (Bugün / Dün): kim, saat kaçta girdi, kaçta çıktı, kaç saat. Altında kişi başına toplam durur.

Gün sonunda unutulan çıkışlar kapanır. Kasa kapatıldığında açık kalan bütün vardiyalar kendiliğinden çıkış yapılır — personel unutsa bile kayıt açık kalmaz ve ertesi güne taşmaz. (Bu, kaydın tutarlılığı için vardır; aşağıdaki sınıra bakın.)

Bahşiş havuzu mesai saatine göre paylaşılır

POSVERA'da bahşiş bir hesaplama kalemidir ve adisyonda toplanır. Dönem sonunda havuz iki yöntemden biriyle dağıtılır:

Eşit — vardiyadaki herkese aynı pay. Çalışılan saate orantılı — PDKS kayıtlarındaki saatlere göre. Dört saat çalışan, sekiz saat çalışanın yarısı kadar alır.

Dağıtım önce önizlenir, sonra kaydedilir; kim ne kadar aldığı Bahşiş Dağıtımı raporunda durur.

Ne değişir: bahşiş paylaşımı tartışması, "kim ne kadar kaldı" tartışmasından ayrılır — ikincisinin cevabı zaten kayıtlıdır.

En az konuşulan ama en çok işe yarayan: PDKS kaydı POS'a giriş değildir

Bu ayrımı özellikle kuruyoruz. Telefon numarasıyla yapılan mesai kaydı, personeli POS'a sokmaz — satış ekranı açılmaz, yetki verilmez, kasa görünmez. Sadece saat damgalanır ve ekran kilitli kalır.

Neden önemli: mesai kaydı tutmak için personele POS kullanıcısı açmak, ona farkında olmadan kasada işlem yapabilecek bir kimlik vermektir. Bulaşıkçının mesaisini kaydetmek istiyorsanız ona satış yetkisi vermek zorunda kalmazsınız.

Ne zaman gerekmez?

Tek başına çalışan ya da yalnız aile bireyleriyle yürüyen bir işletmede modül boş durur. Ayrıca puantajı zaten muhasebecisiyle ay sonunda tek seferde yapan, personeli sabit maaşlı ve devamlılığı tartışma konusu olmayan küçük işletmeler için de PDKS bir ihtiyaçtan çok bir alışkanlık meselesidir.

Modülün değeri, saat üzerinden ücret ödenen (yarı zamanlı, ekstra, sezonluk) ve bahşişi saate göre paylaştıran işletmelerde ortaya çıkar.

Bilmeniz gereken sınırlar

Bu bölüm kritik: PDKS deyince beklenen birkaç şey POSVERA'da yok ve bunu satış öncesi bilmelisiniz.

Vardiya tanımı yok. "Sabah vardiyası 09.00–17.00" gibi bir tanım girilmez. Sistem giriş ve çıkış saatini kaydeder, aradaki süreyi hesaplar — o kadar.

Geç kalma ve fazla mesai hesaplanmaz. Vardiya tanımı olmadığı için "20 dakika geç kaldı" ya da "2 saat fazla mesai yaptı" gibi bir hesap üretilmez. Bu rakamları çalışılan sürelere bakarak siz yorumlarsınız.

Geç kalma raporu ve bordro çıktısı yok. Ekranda gün bazlı liste ve kişi başına toplam saat vardır; dönemsel bordro dosyası olarak dışa aktarma bugün yok.

Mesai kaydı düzeltilemez. Yanlış basılan bir giriş/çıkış sonradan düzenlenemez ya da silinemez. Bunu özellikle yazıyoruz: personel çıkışını unutup gün sonunda otomatik kapandıysa, o vardiyanın süresi kasa kapanış saatine göre hesaplanır ve elle düzeltilemez. (Yol haritamızın ilk maddelerinden.)

İzin, rapor, devamsızlık ve mola takibi yok. PDKS yalnız giriş-çıkış kaydıdır; yıllık izin defteri, hastalık raporu ya da mola süresi tutmaz.

Bordro hesabı yapmaz. Ücret, SGK, kesinti hesabı POSVERA'da yoktur; çıkan şey çalışılan saattir. Bordroyu muhasebeciniz bu saatlerle yapar.

Mobil (QR + konum) giriş-çıkış yok. Kayıt kasanın kilit ekranından yapılır. Personelin kendi telefonundan, dışarıdan mesai başlatması bugün mümkün değildir.

Ayrı lisanslanır. PDKS ayrı bir modüldür; kapalıyken ekran menüde görünmez.