Muhasebe Entegrasyonu — Satış Kapanır, Fatura Muhasebede Oluşur

Ay sonu, iki rakam ve bir mutabakat

Ayın son haftası. Muhasebeci kasadan aldığı raporlara bakarak fiş giriyor. Bir gün eksik kalıyor, bir iade iki kez yazılıyor, bir tanesinin KDV oranı yanlış seçiliyor. Ay kapanınca iki rakam çıkıyor: kasanın bildiği ciro ve muhasebenin gördüğü ciro.

Asıl maliyet buradan sonra başlar. Fark bulunana kadar geçen süre, veri girişine harcanan süreden uzundur — çünkü artık hangisinin doğru olduğunu da araştırmak gerekir.

POSVERA satışı muhasebeye kendi kaydını göndererek bu ikinci rakamı ortadan kaldırır: adisyon kapandığında muhasebe programınızda o satışın faturası oluşur.

Nasıl çalışır?

Her satış bir belge olur. Adisyon kapandığında POSVERA muhasebe programında bir satış faturası açar: fatura no, tarih, müşteri (kayıtlıysa unvan, VKN, adres, telefon, e-posta; değilse "Perakende Müşteri") ve kalemler.

İki gönderim yolu vardır. ① Otomatik: ayardaki "satış kapanınca aktar" açıksa adisyon kapanınca arka planda gider — kasiyer beklemez, aktarım hatası satışı etkilemez. ② Elle: ayar ekranındaki Son satışı aktar (deneme) ve Bugünü aktar düğmeleriyle. "Bugünü aktar", o günün henüz aktarılmamış satışlarını sırayla gönderir.

Aynı satış iki kez gitmez. Her aktarım bir kayıt defterine (IntegrationPushLog) yazılır; aynı satış + aynı entegrasyon için başarılı kayıt varsa tekrar gönderilmez. Ağ koptuğunda, düğmeye ikinci kez basıldığında ya da otomatik gönderim ile elle gönderim çakıştığında karşı sistemde ikinci fatura oluşmaz.

İkram ve iade satırları gitmez. Ciroya girmeyen kalem muhasebeye de girmez; kural POSVERA'nın kendi ciro hesabıyla birebir aynıdır.

En az konuşulan ama en çok işe yarayan: KDV ayrıştırması tek yerde

POS'ta fiyatlar KDV dâhil tutulur; muhasebe programları ise KDV hariç birim fiyat + oran ister. Bu çevrimi her entegrasyon kendi içinde yaparsa, aynı satış iki farklı programa kuruşu farklı gider — ve o kuruş farkı ay sonunda mutabakatı bozan şeydir.

POSVERA'da ayrıştırma tek bir yerde yapılır ve bütün muhasebe sürücüleri aynı sonucu kullanır. Belge toplamı da satırlardan yeniden toplanmaz; satışın kendi toplamından yazılır — iskonto, promosyon ve kupon zaten oraya işlenmiştir.

Ne değişir: "bir kuruş tutmuyor" vakası, markadan markaya değişen bir sorun olmaktan çıkar.

Bugün hangi programla çalışıyor? — dürüst cevap

Bugün çalışan muhasebe sürücüsü: Bizim Hesap.

POSVERA'nın entegrasyon kataloğunda Mikro, Logo, Orka ve Luca gibi kayıtlar da vardır — ama bunların sürücüsü henüz yazılmamıştır. Kataloğa yazılı olmaları, ortak altyapının onları bekliyor olması demektir; bugün veri aktarmazlar.

POSVERA bunu kullanıcıdan saklamaz: sürücüsü olmayan bir entegrasyon lisansınızda olsa bile ayar ekranı açılmaz, listede "yakında" rozetiyle görünür. Yarım kurulmuş, "ayarladım ama bir şey gitmiyor" diyeceğiniz bir ekran bırakılmaz.

Muhasebeciniz başka program kullanıyorsa bugünkü yol şudur: raporları Excel/CSV olarak dışa aktarıp paylaşmak. Bu her durumda çalışır ve ek lisans gerektirmez. Doğrudan entegrasyon ihtiyacınızı iletirseniz sıraya alırız — ortak altyapı sayesinde yeni bir sürücü eklemek, kurulumu değiştirmez.

e-Belge ile ilişkisi

İkisi ayrı işlerdir ve karıştırılmamalıdır: e-Belge müşteriye kesilen resmî belgedir (e-Fatura / e-Arşiv / e-Adisyon) — GİB tarafına gider. Muhasebe entegrasyonu işletmenin kendi defterine giden kayıttır — muhasebe programınıza gider.

Aynı satıştan beslenirler ama biri diğerinin yerine geçmez. e-Belge modülü için ayrı sayfamız var.

Ne zaman gerekmez?

Muhasebesini ay sonunda tek bir özet rakamla yürüten, belge bazında kayda ihtiyaç duymayan küçük işletmede entegrasyon gerekmez — rapor dışa aktarımı yeter. Entegrasyon, belge sayısı çoksa ve o belgelerin muhasebede tek tek görünmesi gerekiyorsa kazandırır.

Bir de dürüst uyarı: entegrasyon muhasebecinizin işini bitirmez. Satış faturaları otomatik oluşur; gider faturaları, banka hareketleri, maaş ve kesinti kayıtları yine muhasebede yapılır.

Bilmeniz gereken sınırlar

Çalışan sürücü bugün bir tane: Bizim Hesap. Mikro, Logo, Orka ve Luca katalogda vardır, sürücüleri yoktur.

Tahsilat/ödeme bilgisi aktarılmaz. Muhasebeye giden şey satış faturasıdır; faturanın nakit mi kartla mı ödendiği bilgisi gönderilmez. Tahsilat eşleştirmesi muhasebe tarafında yapılır.

Gün sonu özeti değil, satış başına belge. Günde 300 adisyon kesiyorsanız muhasebede 300 fatura oluşur. Bunu bilerek seçin: belge bazlı takip isteyen için doğru, "tek satır özet" isteyen için değil.

Cari ve stok aktarımı yok. POSVERA'daki müşteri kartları ve stok hareketleri muhasebeye aktarılmaz; fatura içindeki müşteri bilgisi belgeyle birlikte gider.

İade ve iptal belgesi oluşturulmaz. İade satırları aktarıma girmez; muhasebede iade faturası açmak elle yapılır.

Aktarım hatası için ayrı ekran yok. Aktarım sonucu kayıt defterine yazılır ve ayar ekranındaki düğmeler sonucu anında gösterir; ancak "aktarılamayanlar" diye süzgeçli bir liste ekranı bugün bulunmuyor. Başarısız satış bir sonraki "Bugünü aktar" işleminde yeniden denenir.

Entegrasyonlar ayrı lisanslanır. Satın alınmayan entegrasyon ayarlarda görünmez.