e-Fatura, e-Arşiv ve e-Adisyon — Kasadan Çıkar, Durumu Görünür

"Fatura kesildi" dediniz. Peki gerçekten gitti mi?

Kasiyer fatura düğmesine bastı, ekranda bir onay çıktı, müşteri gitti. Üç gün sonra muhasebeci arıyor: o fatura GİB'de yok.

Arada ne oldu? Belge entegratöre ulaşmamış olabilir; ulaşıp reddedilmiş olabilir; alıcının vergi numarası eksik olduğu için hiç oluşmamış olabilir. Ama kasadaki ekran üçünü de aynı şekilde gösterdi: "başarılı."

POSVERA'da bir belgenin hayatı beş durumdan geçer ve hepsi ayrı yazar: Kuyrukta · Gönderildi (onay bekliyor) · Onaylandı · Reddedildi · Gönderilemedi. "Gönderildi" entegratörün belgeyi aldığı, "Onaylandı" GİB'in kabul ettiği anlamına gelir. İkisini birbirine karıştırmayız.

e-Belgede işler nerede karışıyor?

Belge tipi yanlış seçiliyor. Alıcı e-Fatura mükellefiyse ona e-Arşiv kesilemez. Kasiyerin bunu ezbere bilmesi beklenemez.

Fatura ayrı programda kesiliyor. Satış kasada, fatura başka bir ekranda. Aynı bilgi iki kez giriliyor; tutarlar tutmuyor, biri unutuluyor.

Hata sessizce kayboluyor. Alıcı unvanı boş kaldığı için oluşmayan belge, kimseye görünmeden kayboluyor. Eksik olduğu ay sonunda anlaşılıyor.

Mali fişle fatura birbirine karışıyor. Yazarkasa fişi bastı diye belge kesilmiş sayılıyor; oysa ikisi ayrı şeydir.

Bugün bu size neye mal oluyor?

Eksik belge. Kesilmediği fark edilmeyen her fatura, ay sonunda muhasebeciyle uğraşmak demektir.

Çifte iş. Kasadaki satışı ikinci bir programa yeniden girmek, hem zaman hem hata kaynağıdır.

Ceza riski. Yanlış tipte ya da hiç kesilmemiş belgenin sorumlusu işletmedir.

POSVERA ne yapıyor?

Belge tipini ödeme ekranında seçersiniz

Ödeme ekranında, sepetin yanında üç düğme vardır: Fiş · e-Arşiv · e-Fatura. Ayrı pencere açılmaz, akış bölünmez. Fatura seçilince alıcı alanları (unvan, VKN/TCKN, vergi dairesi, adres) hemen altında açılır.

Bu şerit yalnız e-Fatura modülü olan kurulumda çizilir; olmayan işletmede ödeme ekranı bugünkü gibidir.

Ne değişir: fatura, satışın içinde kalır; ikinci bir program açılmaz.

Alıcı e-Fatura mükellefi mi — POSVERA sorar

Vergi numarası yazılınca POSVERA mükellef listesine sorar. Alıcı e-Fatura mükellefiyse belge tipi kendiliğinden e-Fatura'ya çevrilir ve ekranda sebebiyle yazar. Unvan ve vergi dairesi boşsa sorgudan gelen bilgiyle doldurulur; kasiyerin yazdığı bilgi hiçbir zaman ezilmez.

Sorgu yapılamazsa hiçbir şey değiştirilmez — tahminle belge tipi seçilmez.

Ne değişir: "yanlış tipte belge kestik" sorunu kasada, belge oluşmadan önce biter.

Fiş limiti otomatik uygulanır

2026 için fiş üst sınırı 12.000 ₺'dir. Tutar bu sınırı aşarsa "Fiş" düğmesi seçilemez hâle gelir ve seçim e-Arşiv'e kayar. Kasiyerin limiti akılda tutması gerekmez.

Ne değişir: limit hatası ödeme anında, cihazda değil ekranda yakalanır.

Masadaki adisyon e-Adisyon olur

Masada açılan adisyonlar için e-Adisyon üretilir: masa numarası, adisyonu açan kullanıcı, açılış ve kapanış saati ve yazarkasa fiş numarası belgeye işlenir. Hızlı satış, paket servis ve gel-al siparişleri e-Adisyon üretmez — e-Adisyon masada açılan adisyonun belgesidir.

e-Adisyon, faturanın yerine geçmez; yanında üretilir.

Ne değişir: adisyon dijital belgeye dönüşürken masa, garson ve fiş bilgisi belgeye taşınır.

Giden kutusu: her belgenin nerede olduğu tek ekranda

e-Belgeler ekranı bütün belgeleri listeler: tarih, adisyon, tür, alıcı, VKN, tutar, durum, belge numarası ve yazarkasa fiş numarası. Bugün / son 7 gün / son 30 gün ve duruma göre süzülür.

Durumlar renklidir: onaylanan yeşil, reddedilen ve gönderilemeyen kırmızı, bekleyen sarı. Alt satırda bunların sayısı yazar; kırmızı varsa göze çarpar.

Buradan bekleyenleri gönderir, durumları tazeler, tek belgeyi yeniden gönderir, PDF'ini indirir ya da iptal edersiniz.

Ne değişir: "bu faturaya ne oldu" sorusu bir ekranda, ETTN aramadan cevaplanır.

En az konuşulan ama en çok işe yarayan: aynı satışa ikinci belge kesilemez

Her belgenin ETTN'i tek üretilir ve veritabanı, aynı satışa aynı türden ikinci belgeyi kabul etmez — bu bir kod kontrolü değil, veritabanı kuralıdır. İki kasiyer aynı anda denese de, program iki kez gönderse de ikinci belge oluşmaz.

Aynı şekilde ETTN de tekildir. Mükerrer belge, düzeltilmesi en pahalı hatalardan biridir; POSVERA'da oluşması engellenir.

Hata olursa satış durmaz — belge de kaybolmaz

Belge oluşturma satışın arkasında çalışır: entegratöre ulaşılamasa da adisyon kapanır, müşteri bekler durumda kalmaz.

Alıcı bilgisi eksikse belge yine kuyruğa yazılır ama "Gönderilemedi" olarak, sebebiyle birlikte. Sessizce kaybolmaz; eksik tamamlanınca aynı ekrandan gönderilir.

POSVERA arka planda beş dakikada bir durumları tazeler. Otomatik gönderim ayrı bir ayardır ve varsayılan olarak kapalıdır — belgeyi ne zaman göndereceğine işletme karar verir.

Yazarkasa fişiyle ilişkisi

Mali fişi yazarkasa basar, e-Belgeyi entegratör oluşturur; ikisi ayrı süreçlerdir. POSVERA ikisini birbirine bağlar: belgeye yazarkasa fiş numarası ve cihaz sicili işlenir, giden kutusunda ayrı sütunda görünür.

Ne değişir: elinizdeki kâğıt fişin hangi e-belgeye karşılık geldiği aranmadan bulunur.

Kim kullanabilir?

e-Belgeler ekranı ayrı bir yetkidir ve varsayılan olarak müdür yetkisindedir; belge gönderme ve iptal etme işlemleri de aynı yetkiye bağlıdır. İptal her zaman onay ister.

Kalan kontörünüz ekranda görünür; 100'ün altına inince kırmızı uyarır.

Ne zaman gerekmez?

Gerekmez eğer yalnız perakende fiş kesiyor ve hiç fatura talebi almıyorsanız: yazarkasa fişi yeterlidir, e-Belge modülüne ihtiyacınız olmaz.

Gerekmez eğer faturalarınızı muhasebecinizin programından kesiyor ve kasada fatura kesmeyecekseniz. İki yerde belge kesmek, iki ayrı numaratör demektir.

Gerekir eğer müşterileriniz kasada fatura istiyorsa — özellikle kurumsal müşteri, tedarikçi ve firma yemekleri ağırlıklı işletmelerde.

Bilmeniz gereken sınırlar

Satış öncesinde söylemek, ilk kurulumda öğrenmekten iyidir:

• e-İrsaliye, e-SMM ve e-Müstahsil yoktur. POSVERA e-Fatura, e-Arşiv ve e-Adisyon üretir.
• İade faturası kesilmez. Belgeler satış belgesi olarak üretilir.
• e-Fatura iptali POS'tan yapılamaz — mevzuat gereği alıcının ret süreci işler. e-Arşiv ve e-Adisyon iptali POS'tan yapılır.
• Birden çok satış tek faturada birleştirilemez; her adisyon kendi belgesini üretir.
• Döviz ve ihracat faturası yoktur; belgeler Türk Lirası ve yurt içi alıcı içindir.
• Kâğıt (matbu) fatura basımı yoktur.
• Belgeyi POSVERA e-posta ya da SMS ile göndermez; e-posta adresi belgeye yazılır, iletimi entegratör tarafında olur.
• Kasada girilen unvan ve vergi numarası cari karta geri yazılmaz; o satışta kalır.

Neyle birlikte çalışır?

Masa & Adisyon masadaki adisyonu e-Adisyona bağlar; Yazarkasa (ÖKC) fiş numarasını belgeye taşır; Cari & Veresiye kayıtlı müşterinin unvan ve vergi numarasını ödeme ekranına getirir; Muhasebe Entegrasyonu ayrı bir modüldür ve aynı satıştan kendi kaydını üretir.

Kurulum

e-Belge hesabınızın bilgileri Ayarlar → Entegrasyonlar ekranından girilir: kullanıcı, parola, bağlantı anahtarı ve fatura seri öneki. Parolalar cihazda şifreli saklanır. e-Adisyon, isterseniz aynı hesabı kullanır; ayrı hesap da tanımlanabilir. Seri önekini boş bırakırsanız numarayı entegratör kendi sayacından verir.

e-Fatura/e-Arşiv ve e-Adisyon ayrı modüllerdir ve ayrıca lisanslanır — yalnız birini kullanabilirsiniz.