Cari Hesap ve Veresiye Takibi — Her Satırın Yanında O Günkü Bakiye

"Ben o parayı verdim." "Vermediniz."

Cumartesi öğlen, kasap dükkânı. Müşteri defterdeki rakamı görüyor ve itiraz ediyor: geçen hafta 500 lira ödediğini söylüyor. Defterde ödeme yazıyor ama nereye yazıldığı, hangi alışverişten önce mi sonra mı düşüldüğü belli değil. Rakamlar üst üste yazılmış; bir yerde bir toplama var, o toplama kimin yaptığı belli değil. Beş dakika sonra ortada iki hafıza, bir defter ve gerilmiş bir müşteri var.

Bu anın maliyeti çoğu zaman paranın kendisi değildir. İşletmeci tartışmayı büyütmemek için "tamam, kalsın" der. Veresiyede en sık kaybedilen para, ödenmeyen para değil; ispat edilemediği için vazgeçilen paradır.

POSVERA Cari & Veresiye, esnafın defterini bilgisayara geçirmek değildir — tartışmayı bitiren kaydı üretir. Her satış, her tahsilat, her düzeltme tek tek satır olur; her satırın yanında o işlemden sonraki bakiye yazılıdır. Müşteriyle birlikte ekrana bakarsınız: 14 Eylül'de 480 lira alışveriş, bakiye 1.240; 18 Eylül'de 500 lira tahsilat, bakiye 740. Konuşulacak bir şey kalmaz.

Veresiyeyi kim tutuyor, kim hatırlıyor?

Veresiye defterinin gerçek sorunu şu: defteri bir kişi tutar, o kişi yokken sistem durur. Akşamcı kasiyer "bunu Ahmet abinin hesabına yaz" der, Ahmet abinin hangi Ahmet olduğunu yalnız gündüzcü bilir. Benzer isimler karışır, telefon numarası olmayan kayıt bir daha bulunamaz, aynı müşteri iki kez açılır.

POSVERA'da cari kart ad veya telefonla aranır; kasiyer yazmaya başladığı anda liste süzülür ve bakiyesi olan müşterinin borcu listede kırmızı görünür. Kasiyer daha müşteriyi seçerken 3.400 lira borcu olduğunu görür. Bu tek görüntü, çoğu işletmede gün içinde alınan "yazayım mı, yazmayayım mı" kararının tamamıdır.

Ne değişir: veresiye kararı hafızadan çıkar, ekrandaki rakama dayanır. Gece vardiyasındaki kasiyer de gündüzcü kadar bilir.

Bugün bu size neye mal oluyor?

Üç kalem, üçü de faturada görünmez:

① Tahsilat araması yapılmayan bakiye. Defterde duran borç, kimse bakmadığı sürece yaşlanır. Aylar geçtikçe tahsil edilebilirliği düşer — müşteri taşınır, işi değişir, ilişkisi soğur. Kayıp genellikle "batan" alacak değil, unutulan alacaktır.

② Tartışma ve indirim. İspatı olmayan her itiraz, ilişkiyi korumak için yapılan bir iskontoyla biter. Bu, kasada görünmeyen ama düzenli tekrar eden bir gider kalemidir.

③ Devir anındaki kayıp. İşletme el değiştirdiğinde, kasiyer ayrıldığında ya da defter yıprandığında bakiyelerin bir kısmı buharlaşır. "Kimin ne kadar borcu var" sorusunun cevabı bir insanın hafızasındaysa, o insan gittiğinde cevap da gider.

Bu kalemler için size rakam vermiyoruz — sizin defterinizde ne olduğunu biz bilemeyiz. Kendi defterinizdeki en eski beş kaydın tarihine bakmanız, bu üç kalemin sizde ne büyüklükte olduğunu söyler.

POSVERA ne yapıyor?

Satışı ödeme ekranında "Veresiye" ile kapatırsınız

Ödeme ekranında Nakit ve Kredi Kartı'nın yanında Veresiye tipi vardır. Basıldığında POSVERA önce müşteriyi sorar — müşteri seçilmeden veresiye satış kapanmaz. Bu bir kolaylık değil, kasıtlı bir kapıdır: adı olmayan borç, borç değildir. Aynı kural garson tabletinde de işler; tablet müşterisiz veresiye ödemeyi reddeder ve "Veresiye için önce müşteri seçilmeli" der.

Ne değişir: "sonra yazarız" diye kapanan adisyon kalmaz.

Borç, satışla aynı anda yazılır

Satış kapandığında müşterinin bakiyesi artar ve aynı işlemde bir hareket satırı doğar. İkisi tek bir veritabanı işlemi içinde yazılır: satış kaydedilip borcun yazılmaması ya da tersi mümkün değildir. Elektrik kesilirse ikisi birden yazılmamış olur, biri havada kalmaz.

Ne değişir: "satış var ama hesaba işlenmemiş" durumu ortadan kalkar.

Tahsilat: kısmi de olur, tamamı da

Müşteri 300 lira ödediyse 300 lira işlenir; bakiye o kadar düşer. Cariler ekranındaki Tahsilat düğmesi tutar tuş takımını açar, hareket anında listeye düşer. Ayrıca "Hesap Hareketi" penceresinden üç yön vardır: Para Girişi (tahsilat) · Para Çıkışı / Avans (müşteriye kasadan ödenen — borcu artırır) · Açılış / Bakiye Düzeltme (eski defterden devir; +borç veya −alacak).

Ne değişir: "hesabına saydık" gibi belirsiz bir kalem kalmaz; her yön ayrı tür olarak yazılır.

Paket serviste ve kurye mutabakatında da çalışır

Paket sipariş veresiyeye kapatılırsa borç yine cariye yazılır. Kurye akşam hesabını kapatırken bir siparişin ödeme tipini yanlış girdiğini fark ederse, POSVERA tipi sessizce değiştirmez: ters kayıt atar ve yenisini yazar. Ekstrede "Ödeme tipi düzeltmesi: Veresiye → Nakit" satırı görünür.

Ne değişir: düzeltme, geçmişi silerek değil, geçmişe satır ekleyerek yapılır. Bir hafta sonra "burada ne oldu" sorusunun cevabı ekranda durur.

Açık alacağın tamamı tek raporda

Veresiye (Cari Bakiye) raporu bakiyesi olan bütün müşterileri, telefonlarıyla ve bakiyeleriyle, büyükten küçüğe listeler; altında toplam alacak yazar. Rapor ekranından yazdırılır ve dışa aktarılır.

Akıllı Analiz raporu ayrıca şunu yapar: Açık veresiye toplamını bir gösterge kutusunda gösterir, en yüksek bakiyeli 10 cariyi son ödeme tarihiyle birlikte listeler ve şu bulguyu yazar: "3 müşterinin bakiyesi var ve 30 günden uzun süredir ödeme yapmamış — tahsilat araması yapın."

Ne değişir: tahsilat araması, aklınıza geldiğinde değil, rapor söylediğinde yapılır.

En az konuşulan ama en çok işe yarayan: bakiye hesaplanmaz, yazılır

Çoğu sistemde bir müşterinin geçmişine baktığınızda gördüğünüz bakiye, o anda hareketler toplanarak yeniden hesaplanır. Kulağa doğru gelir; tehlikeli olan tarafı şudur: aradaki bir hareket sonradan düzeltilir ya da silinirse, geçmişteki bütün satırların bakiyesi de değişir. Dün müşteriye gösterdiğiniz ekran bugün başka bir şey söyler ve bunun farkına kimse varmaz.

POSVERA her hareketi yazarken o işlemden sonraki bakiyeyi satırın içine sabitler. O satır bir daha hesaplanmaz. Sonradan bir düzeltme yapılırsa düzeltme kendi satırı olarak eklenir; eski satırlar olduğu gibi kalır.

Bunun pratik karşılığı: müşteriyle ekrana baktığınızda gördüğünüz tarih–tutar–bakiye üçlüsü, o gün gerçekten öyleydi. Veresiyede ispat gücü buradan gelir.

Eski defteriniz ne olacak?

İki yol var, ikisi de çalışıyor:

① SambaPOS kullanıyorsanız cariler otomatik gelir. POSVERA müşterileri adları, telefonları ve adresleriyle aktarır; bakiyesi olan her müşteri için tek bir "devir bakiyesi" hareketi açar. Neden tek satır: SambaPOS'un adisyon geçmişi taşınmadığı için hareket hareket ekstre üretmek sahte bir geçmiş olurdu. Bakiye doğrudur, ekstre sadedir ve bunu bilerek yaparız.

② Kâğıt defterden geçiyorsanız açılış bakiyesi girilir. Her müşteri için tek seferlik "Açılış / Bakiye Düzeltme" işlemiyle mevcut borç yazılır. Bu işlem müdür yetkisi ister; bakiyeye elle dokunmak kasiyer işi değildir.

Ne zaman gerekir, ne zaman gerekmez?

Gerekir: mahalle marketi, kasap, manav, kırtasiye, kantin, okul/işyeri kantini, esnaf lokantası, şantiye yemekhanesi, aynı firmaya düzenli servis yapan yerler — yani müşterisini adıyla tanıyan ve tahsilatı satış anından ayrı yapan her işletme.

Gerekmez: kimseye veresiye vermeyen, herkesin peşin ödediği bir işletmede bu modül boş durur. Ayrıca tek seferlik büyük alacaklar (bir düğün organizasyonunun kalan ödemesi gibi) için cari hesap kurmak gerekmez; o iş sözleşme ve faturayla yürür.

Bir de şu var: cari hesap bir tahsilat baskısı aracı değildir. POSVERA müşteriye SMS atmaz, hatırlatma göndermez, gecikme faizi işletmez. Tahsilatı siz yaparsınız; POSVERA kimi arayacağınızı söyler.

Hediye kartıyla karıştırmayın

İkisi ters yönlü defterlerdir ve POSVERA'da ayrı ayrı durur: Cari/veresiye = müşteri size borçlu (önce mal, sonra para). Hediye kartı = siz müşteriye borçlusunuz (önce para, sonra mal). Aynı müşteride ikisi birden olabilir; biri diğerinden düşülmez, çünkü muhasebe olarak farklı şeylerdir.

Bilmeniz gereken sınırlar

Bunları satış öncesi yazıyoruz; ilk haftada öğrenilen sınır, demoda öğrenilenden pahalıdır.

Borç limiti ve limit aşımında satış engeli YOK. POSVERA kasiyere müşterinin bakiyesini gösterir (seçim listesinde ve satış ekranının üstünde), ama "bu müşteriye artık veresiye verme" diye bir kural koymaz ve satışı durdurmaz. Kararı insan verir. (Sık istenen bir özellik; yol haritamızda.)

Vade takibi ve yaşlandırma YOK. Hareketlerin vadesi olmaz; "30 günü geçti" listesi çıkmaz. Bunun yerine Akıllı Analiz son ödeme tarihini gösterir ve 30 günden uzun süredir ödeme yapmayanları sayarak uyarır. Pratikte işi gören budur, ama klasik bir yaşlandırma raporu değildir.

Müşteri başına yazdırılabilir ekstre YOK. Hareket listesi ekranda görülür (son 200 hareket) ve müşteriyle birlikte bakılır. Yazdırılan/dışa aktarılan şey bakiye raporudur, kişiye özel dönem ekstresi değildir. Müşteriye kâğıt ekstre vermeniz gereken bir düzende çalışıyorsanız bunu satın alma öncesi konuşalım.

Tahsilat kasa sayımına kendiliğinden girmez. Cari tahsilatı müşterinin hesabını kapatır; kasadaki nakdi ayrıca Günlük İşlemler ekranında "Para Girişi" olarak işlemeniz gerekir. İki kayıt aynı şey değildir: biri müşterinin borcu, diğeri çekmecedeki para. (Bunları tek harekete bağlamak yol haritamızda.)

Kurumsal müşteriye aylık toplu fatura YOK. Dönem içindeki satışları tek belgede toplamak bugün yapılamıyor; her satışın kendi belgesi kesilir. Muhasebe entegrasyonu satışları müşterinin vergi numarasıyla birlikte aktarır.

Web POS'taki cari ayrı defterdir. Tarayıcıdan çalışan POSVERA Web POS'un kendi müşteri ve cari kaydı vardır; masaüstü POSVERA'nın veritabanındaki cari ile otomatik eşleşmez. İkisini birden kullanacaksanız hangi defterin esas olduğuna baştan karar verilmeli.

Yazarkasa kullanıyorsanız: veresiye, fiş kesme yükümlülüğünü kaldırmaz. Nakit, kart, havale, veresiye — hepsinde mali satış fişi gerekir. Bu yüzden veresiye ödeme tipinin yazarkasa cihazında bir ödeme yuvasına eşlenmiş olması gerekir; eşlenmemişse POSVERA satışı göndermez ve size ne yapmanız gerektiğini söyleyip durur. Sessizce fişsiz satış üretmez.

Kim kullanabilir?

Cariler ekranı kasiyer yetkisiyle açılır: arama, kart görme, hareket listesi ve tahsilat kasiyerin işidir. Para çıkışı / avans ve açılış / bakiye düzeltme ise müdür yetkisi ister — bakiyeye elle dokunan iki işlem bunlardır. Veresiye raporları rapor grubu iznine bağlıdır.

Her hareket, işlemi yapan kasiyerin kimliğiyle ve saatiyle veritabanına yazılır.

Neyle birlikte çalışır?

Cari kart POSVERA'da yalnız bir borç defteri değil, müşterinin kendisidir: adresleri paket serviste kullanılır, telefonu Caller ID ekranında eşleşir, sadakat damgaları aynı kartta durur ve karta bir fiyat listesi bağlanabilir — firma müşterisine farklı fiyat uygulamanın yolu budur.

Kurulum

Modül lisansta açıldığında Cariler ekranı menüde görünür; ayrıca bir kurulum adımı yoktur. İlk gün yapılacak tek iş, mevcut borçların sisteme girilmesidir: SambaPOS'tan geliyorsanız aktarım bunu kendisi yapar, kâğıt defterden geliyorsanız müşteri başına tek "açılış bakiyesi" işlemiyle girilir. Bizim önerimiz, açılış bakiyelerini müşterinin yanında girmek: rakam ilk gün mutabık kalınmış olur.