e‑Fatura, e‑Fatura sistemine kayıtlı alıcılara; e‑Arşiv Fatura ise e‑Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve işletmelere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Hangi belgenin kesileceğini yalnızca satış tutarı veya müşterinin şirket olup olmaması belirlemez; ilk kontrol, alıcının işlem tarihinde e‑Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır.

Bir işletme e‑Fatura kullanıcısına e‑Arşiv Fatura, e‑Fatura sisteminde bulunmayan bir müşteriye ise e‑Fatura düzenlememelidir. POSVERA’da müşterinin VKN bilgisi girildiğinde belge türü entegratöre sorulur ve alınan yanıta göre belirlenir. Sorgu başarısız olursa POSVERA tahmin yürüterek belge oluşturmaz.

e‑Fatura ile e‑Arşiv arasındaki temel fark nedir?

Her iki belge de elektronik faturadır ve Vergi Usul Kanunu bakımından faturanın taşıması gereken hukuki niteliğe sahiptir. Aralarındaki temel fark belgenin alıcısı ve iletim biçimidir.

e‑Fatura, hem göndericinin hem de alıcının e‑Fatura uygulamasına kayıtlı olduğu işlemlerde kullanılır. Belge, elektronik sistem üzerinden alıcının e‑Fatura hesabına iletilir. e‑Arşiv Fatura ise e‑Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere veya son tüketicilere düzenlenir.

Kontrol noktası	e‑Fatura	e‑Arşiv Fatura
Alıcı	e‑Fatura sistemine kayıtlı kişi veya işletme	e‑Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi, işletme veya son tüketici
Belge ortamı	Elektronik	Elektronik
Temel kontrol	Alıcının e‑Fatura kaydı bulunur	Alıcının e‑Fatura kaydı bulunmaz
Alıcıya iletim	e‑Fatura sistemi üzerinden	Elektronik veya mevzuatın izin verdiği teslim yöntemiyle
Elektronik saklama	Gerekir	Gerekir

Hangi müşteriye e‑Fatura kesilir?

Alıcının e‑Fatura uygulamasına kayıtlı olduğu doğrulanırsa belge e‑Fatura olarak düzenlenir. Alıcının anonim şirket, limited şirket, şahıs işletmesi veya serbest meslek sahibi olması tek başına yeterli ölçüt değildir. Önemli olan, kullanılan VKN veya TCKN’nin işlem anında e‑Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde bulunmasıdır.

Örneğin restoranda şirket adına yemek faturası isteyen müşteri VKN bilgisini verdiğinde önce bu numaranın e‑Fatura kaydı sorgulanmalıdır. Şirket sistemde kayıtlıysa e‑Fatura düzenlenir. Aynı şirket e‑Fatura kullanıcısı değilse belgenin e‑Arşiv Fatura olarak oluşturulması gerekir.

Hangi müşteriye e‑Arşiv Fatura kesilir?

Alıcı e‑Fatura sistemine kayıtlı değilse düzenlenecek elektronik belge e‑Arşiv Faturadır. Bu gruba e‑Fatura kullanmayan işletmeler ile adına fatura isteyen bireysel müşteriler girebilir.

Restoranda hesabını ödeyen bir müşteri kendi adına fatura istediğinde ve e‑Fatura kullanıcısı olmadığında e‑Arşiv Fatura düzenlenir. Müşterinin vergi mükellefi olmaması, elektronik fatura düzenlenmesine engel değildir.

Buradaki karar sırası “önce tutar, sonra müşteri” değildir. Önce satış için fatura düzenlenip düzenlenmeyeceği belirlenir; fatura düzenlenecekse alıcının e‑Fatura kaydı sorgulanır. Kayıt varsa e‑Fatura, yoksa e‑Arşiv Fatura seçilir.

e‑Fatura mı e‑Arşiv mi olduğunu kim belirler?

Belge türü müşterinin sözlü tercihine göre belirlenmez. “Bana e‑Arşiv kesin” diyen bir müşterinin VKN’si e‑Fatura sisteminde kayıtlıysa belge türü e‑Fatura olmalıdır. Aynı şekilde sistemde kayıtlı olmayan müşteriye yalnızca şirket unvanı bulunduğu için e‑Fatura düzenlenemez.

Doğru yöntem, VKN veya TCKN üzerinden güncel kayıt sorgusu yapmaktır. Kayıt durumu zaman içinde değişebileceğinden daha önce aynı müşteriye düzenlenmiş bir belgeyi örnek alarak karar vermek yeterli değildir.

POSVERA belge türünü nasıl seçer?

POSVERA e‑Belge modülünde müşterinin VKN bilgisi girildiğinde belge türü entegratöre sorulur. Entegratörden gelen kayıt bilgisine göre e‑Fatura veya e‑Arşiv Fatura seçilir. Kasiyerin müşterinin şirket türüne bakarak tahminde bulunması gerekmez.

Sorgu başarısız olursa POSVERA belge türünü kendiliğinden seçmez. İnternet bağlantısı, entegratör hizmeti veya sorgu yanıtı kontrol edilmeden varsayıma dayalı belge oluşturulmaz. Bu sınır yanlış türde belge düzenlenmesini önlemek için önemlidir.

2026 yılında e‑Arşiv Fatura için hangi kural uygulanıyor?

573 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e‑Fatura ve e‑Arşiv uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturalar için elektronik belge kapsamı genişletildi. Genel düzenlemeye göre 1 Ocak 2026’dan itibaren faturaların tutarına bakılmaksızın e‑Arşiv Fatura olarak elektronik ortamda düzenlenmesi öngörüldü.

Bununla birlikte ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler için tutarsız geçiş tarihi 1 Ocak 2027’ye ertelendi. Bu mükelleflerde 1 Ocak–31 Aralık 2026 döneminde vergiler dâhil 3.000 TL sınırı uygulanmaya devam ediyor.

2026’daki mükellef grubu	e‑Arşiv düzenleme kuralı
Bilanço esasına göre defter tutan ve e‑Fatura/e‑Arşiv sistemine dâhil olmayan mükellef	Fatura düzenlenecekse tutarına bakılmaksızın elektronik e‑Arşiv Fatura
İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellef	2026 boyunca vergiler dâhil 3.000 TL’yi aşan faturalar e‑Arşiv olarak düzenlenir
Ticari kazancı basit usulde tespit edilen mükellef	2026 boyunca vergiler dâhil 3.000 TL’yi aşan faturalar e‑Arşiv olarak düzenlenir
e‑Fatura ve e‑Arşiv uygulamasına zaten kayıtlı mükellef	Alıcının kaydına göre e‑Fatura veya e‑Arşiv Fatura düzenlenir

Bu tutar, hangi satışlarda fatura düzenlenmesi gerektiğini belirleyen yıllık fatura düzenleme haddiyle karıştırılmamalıdır. Bir satışın fatura yerine ÖKC fişiyle belgelendirilebildiği durumlar ayrıca değerlendirilir. Buradaki 3.000 TL kuralı, fatura düzenlenmesine karar verilmiş işlemlerde belgenin kâğıt mı yoksa e‑Arşiv mi olacağını ilgilendirir.

2026 yılında fatura düzenleme sınırı kaç TL’dir?

2026 yılı için Vergi Usul Kanunu kapsamındaki genel fatura düzenleme haddi 12.000 TL’dir. Satılan malın veya sunulan hizmetin bedeli bu tutarı aşıyorsa fatura düzenlenmesi gerekir. Tutar 12.000 TL’nin altında olsa bile müşteri fatura isterse fatura düzenlenir.

Bu sınır, “12.000 TL’nin altındaki satışa e‑Arşiv kesilemez” anlamına gelmez. Müşteri fatura istediğinde veya işlem başka bir nedenle faturayla belgelendirilecekse alıcının e‑Fatura kaydına göre doğru elektronik belge türü seçilir.

e‑Faturaya geçmek kimler için zorunludur?

Genel uygulamada 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL veya üzerinde olan mükelleflerin 1 Temmuz 2026 tarihine kadar e‑Fatura uygulamasına geçmesi gerekir. Ancak e‑Fatura zorunluluğu yalnızca genel ciro sınırından oluşmaz.

Elektronik ticaret, internet üzerinden ilan veya reklam hizmetleri, gayrimenkul ve motorlu taşıt ticareti gibi faaliyetlerde farklı sınırlar uygulanabilir. Konaklama hizmeti veren işletmeler ile GİB tarafından özel olarak kapsama alınan bazı faaliyetler için cirodan bağımsız hükümler de bulunabilir.

Bu nedenle yalnızca “cirom 3 milyon TL’nin altında” sonucuna bakarak e‑Fatura zorunluluğu bulunmadığı söylenemez. Faaliyet konusu ve özel geçiş hükümleri mali müşavirle birlikte kontrol edilmelidir.

e‑Fatura veya e‑Arşiv ne zaman gerekmez?

Her satış için fatura düzenlenmesi gerekmeyebilir. Perakende satışın mevzuata uygun biçimde yeni nesil ÖKC fişiyle belgelendirilebildiği bir işlemde ayrıca e‑Fatura veya e‑Arşiv Fatura düzenlenmesi gerekmez.

Örneğin restoranda bireysel müşterinin yaptığı ve ÖKC fişiyle belgelendirilen standart bir satışta müşteri ayrıca fatura istemiyorsa ikinci bir belge oluşturulmamalıdır. Fatura düzenleme sınırının aşılması, müşterinin fatura istemesi veya işlemin niteliği gereği fatura zorunluluğunun doğması hâlinde ise doğru fatura türü belirlenmelidir.

“e‑Arşiv kullanıyorum, ÖKC fişine artık gerek yok” yaklaşımı da doğru değildir. Fatura düzenlenmeyen perakende satışların hangi mali belgeyle tamamlanacağı ayrı bir konudur.

Restoranda belge seçimi hangi sırayla yapılmalıdır?

Satışın ÖKC fişiyle mi yoksa faturayla mı belgelendirileceğini belirleyin.
Müşteri fatura istiyorsa gerekli unvan, ad, adres, VKN veya TCKN bilgilerini alın.
VKN veya TCKN’nin e‑Fatura sistemindeki güncel durumunu sorgulayın.
Alıcı kayıtlıysa e‑Fatura düzenleyin.
Alıcı kayıtlı değilse e‑Arşiv Fatura düzenleyin.
Belgenin entegratöre gönderildiğini kontrol edin.
Gönderimden sonra belgenin onay durumunu ayrıca takip edin.

POSVERA’da “gönderildi” ve “onaylandı” neden ayrı görünür?

POSVERA e‑Belge ekranında “gönderildi” ve “onaylandı” aynı durum değildir. Gönderildi bilgisi belgenin entegratöre iletildiğini; onay durumu ise işlemin sonraki sonucunu gösterir. Belge yalnızca gönderildi diye kesin biçimde tamamlanmış kabul edilmemelidir.

Bu ayrım özellikle gün sonunda önemlidir. İşletme gönderim kuyruğundaki, gönderilmiş fakat henüz onaylanmamış ve sonuçlanmış belgeleri birbirinden ayırabilir.

Entegratör kontörü biterse ne olur?

POSVERA’da entegratör kontörü bittiğinde belge silinmez ve aynı satış için ikinci bir belge oluşturulmaz. Hazırlanmış belge kuyrukta bekler. Kontör yüklendikten sonra aynı belge gönderilir.

Kasiyerin kontör sorunu nedeniyle aynı satış için yeniden e‑Fatura veya e‑Arşiv oluşturması mükerrer belge riski doğurur. Önce mevcut belgenin kuyruk ve durum kaydı kontrol edilmelidir.

e‑Fatura ve e‑Arşiv seçiminde en sık hangi hatalar yapılır?

Şirket adına düzenlenen her belgeyi e‑Fatura sanmak: Şirket e‑Fatura sistemine kayıtlı değilse e‑Arşiv Fatura düzenlenir.
Bireysel müşteriye e‑Fatura kesilemeyeceğini düşünmek: Belge türü kişinin VKN veya TCKN ile e‑Fatura kaydında bulunup bulunmadığına göre belirlenir.
Eski müşteri kaydına güvenmek: Alıcının e‑Fatura durumu değişebileceğinden güncel sorgu yapılmalıdır.
e‑Arşiv sınırıyla fatura düzenleme haddini karıştırmak: Biri belgenin elektronik düzenlenmesini, diğeri satış için fatura düzenleme zorunluluğunu ilgilendirir.
Gönderildi durumunu onaylandı kabul etmek: POSVERA iki durumu ayrı gösterir.
Kontör bittiğinde yeni belge kesmek: Kuyruktaki aynı belgenin gönderilmesi beklenmelidir.

Doğru belge türü için kısa karar nedir?

Fatura düzenlenecek bir işlemde önce alıcının güncel e‑Fatura kaydı sorgulanır. Alıcı kayıtlıysa e‑Fatura, kayıtlı değilse e‑Arşiv Fatura düzenlenir. Satış tutarı, müşterinin şirket türü veya daha önce kesilen faturanın biçimi bu temel kuralın yerine geçmez.

POSVERA, VKN girildiğinde belge türünü entegratöre sorar; sorgu başarısızsa karar vermez. Oluşturulan belgelerde gönderim ve onay durumlarını ayrı gösterir. Kontör yetersizliğinde belgeyi kuyrukta tutarak aynı satış için ikinci belge oluşmasını engeller.

Hangi resmî kaynaklar kontrol edilmelidir?

e‑Arşiv Fatura kapsamındaki 2026 değişikliği için GİB’in 573 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, uygulama örnekleri için GİB e‑Arşiv Fatura bilgilendirmesi incelenmelidir. Portal üzerinden belge düzenleyenler GİB e‑Arşiv Fatura Portalını kullanabilir.

Sorumluluk notu: Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; mali veya hukuki danışmanlık değildir. İşletmenizin defter türü, faaliyet alanı ve geçiş yükümlülüğü farklı sonuç doğurabilir. Uygulamadan önce GİB’in güncel düzenlemelerini ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.

e‑Fatura mı e‑Arşiv mi? Hangisini Ne Zaman Kesersiniz?